Organizacja – w domu, w biurze, w kalendarzu, w głowie

Codziennie pamiętam o wcielaniu w życie mojego noworocznego postanowienia, które gdybym miała nazwać jednym słowem byłoby to słowo: Organizacja.

 

W domu, w biurze, w kalendarzu, w głowie. Minął już miesiąc, ale na moim koncie jest kilka pierwszych sukcesów. Choć na co dzień wciąż wykopuję się ze zbyt wielu zadań, które od zawsze brałam sobie na głowę, praca nad szeroko pojętą organizacją być może okaże się dobrym tematem na mojego bloga, nad którym praca to także moje noworoczne postanowienie.

Rzucam więc sobie Wyzwanie: ReOrganizacja

 

Od czego zaczynam?

 

Kalendarz w wersji papierowej

Do tej pory łączyłam planowanie w kalendarzu papierowym z kalendarzem w telefonie, który mam zsynchronizowany z komputerem. Do tego notes na notatki, które nie mieszczą się w żadnym z powyższych miejsc i dotyczą tego nad czym aktualnie pracuję.

 

Od kilku lat korzystam z kalendarzy, w których każdy dzień ma dedykowaną, osobną stronę (ewentualnie sobota jest razem z niedzielą na jednej). I wiecie co? Bardzo łatwo wpadałam przez to w pułapkę brania na siebie zbyt wiele. Planując zadania i widząc na raz tylko jeden-dwa dni odnosiłam mylne wrażenie, że może i dziś nie mam zbyt wiele czasu, ale „jutro” na pewno go znajdę.

 

Doprowadzało to do sytuacji, w których przyjmowałam na siebie więcej niż mogłam wykonać, a nie ma chyba nic gorszego, niż poczucie, że się czegoś nie wykonało na czas, że kogoś się zawiodło.

 

Stąd na ten rok zakupiłam kalendarz z widokiem całego tygodnia w układzie pionowym, z godzinami od rana do późnego wieczora.

Dzięki temu planując zadania widzę od razu cały tydzień, przerzucam kartkę i ogarniam wzrokiem już dwa tygodnie. Dzięki temu dużo łatwiej mi określić czy i na kiedy jestem w stanie podjąć się kolejnego zadania, a jeśli się go podejmę, dobrze rozplanować je w czasie. Od razu widzę, które tygodnie mam bardzo zajęte, a które luźniejsze, nie musząc kartkować kilkudziesięciu stron. Rezultat?

 

Lepiej przewiduję czas trwania poszczególnych zadań, a w głowie zapisuje mi się obraz całego tygodnia.

 

Drugą ważną zasadą, jaką wprowadziłam jest planowanie wszystkiego w papierowej wersji kalendarza, a do kalendarza w telefonie/na komputerze wpisywanie tylko zadań, które są dokładnie określone w czasie, jak spotkania.

 

Kalendarz on-line

Skoro już jestem przy kalendarzu w telefonie/na komputerze, zdecydowałam się na aplikację Kalendarza Google. W niej natomiast mam utworzone 3 osobne kalendarze, które wyświetlają mi się jednocześnie w różnych kolorach: dwa służbowe, które udostępniam odpowiednim pracownikom, aby móc wspólnie nanosić na nie zmiany i organizować pracę biura, oraz prywatny, który udostępniam mężowi.

 

Lista zadań

 

Trzecim narzędziem, które używam do planowania – tym razem krótkich, nieokreślonych zwykle w czasie zadań, jest aplikacja Wunderlist, w której także stosuję podział na listy służbowe, osobne dla różnych projektów oraz listy prywatne, a w nich znajduję listy tak oczywiste jak:

– zadania na dziś

– zakupy, z podziałem na sklepy i działy, na przykład osobno spożywcze i drogeryjne, aby w sklepach nie marnować czasu na przypominanie sobie, aby o niczym nie zapomnieć i nie kupować więcej niż potrzebuję,

i mniej oczywiste, takie jak:

– pomysły na prezenty: często w okolicy urodzin czy świąt zastanawiamy się co kupić naszym bliskim, a jestem pewna, że przez cały rok nasi bliscy wielokrotnie mówili przy nas o tym co im się podoba i na co mają ochotę. Na tej liście staram się właśnie takie rzeczy zapisywać, dzięki czemu nie mam później większych problemów z trafionymi prezentami

– filmy do obejrzenia: czytając magazyn, przeglądając Internet czy oglądając trailery w kinie często mówiłam sobie: ten film muszę obejrzeć! Ale później gdy szukam filmu na wieczór ciężko mi sobie przypomnieć wartościowe pozycje, a teraz po prostu odpalam Wunderlist i zapisuję tytuł filmu. Podobną listę mam dla książek, które chcę przeczytać

– pomysły na bloga: aby żaden ciekawy temat mi nie uciekł

– lista życzeń: tutaj zapisuję swoje małe i większe marzenia do spełnienia.

 

Jestem bardzo ciekawa jak Wam się podobają moje pomysłu na organizację czasy pracy i nie tylko?
I oczywiście z przyjemnością przeczytam o Waszych ulubionych sposobach na niezawodną organizację czasu.