Organizacja – w domu, w biurze, w kalendarzu, w głowie

dobra organizacja czasu

Codziennie pamiętam o wcielaniu w życie mojego noworocznego postanowienia, które gdybym miała nazwać jednym słowem byłoby to słowo: Organizacja.

 

W domu, w biurze, w kalendarzu, w głowie. Minął już miesiąc, ale na moim koncie jest kilka pierwszych sukcesów. Choć na co dzień wciąż wykopuję się ze zbyt wielu zadań, które od zawsze brałam sobie na głowę, praca nad szeroko pojętą organizacją być może okaże się dobrym tematem na mojego bloga, nad którym praca to także moje noworoczne postanowienie.

Rzucam więc sobie Wyzwanie: ReOrganizacja

 

Od czego zaczynam?

 

Kalendarz w wersji papierowej

Do tej pory łączyłam planowanie w kalendarzu papierowym z kalendarzem w telefonie, który mam zsynchronizowany z komputerem. Do tego notes na notatki, które nie mieszczą się w żadnym z powyższych miejsc i dotyczą tego nad czym aktualnie pracuję.

 

Od kilku lat korzystam z kalendarzy, w których każdy dzień ma dedykowaną, osobną stronę (ewentualnie sobota jest razem z niedzielą na jednej). I wiecie co? Bardzo łatwo wpadałam przez to w pułapkę brania na siebie zbyt wiele. Planując zadania i widząc na raz tylko jeden-dwa dni odnosiłam mylne wrażenie, że może i dziś nie mam zbyt wiele czasu, ale “jutro” na pewno go znajdę.

 

Doprowadzało to do sytuacji, w których przyjmowałam na siebie więcej niż mogłam wykonać, a nie ma chyba nic gorszego, niż poczucie, że się czegoś nie wykonało na czas, że kogoś się zawiodło.

 

Stąd na ten rok zakupiłam kalendarz z widokiem całego tygodnia w układzie pionowym, z godzinami od rana do późnego wieczora.

jak wybrać kalendarz na nowy rok

Dzięki temu planując zadania widzę od razu cały tydzień, przerzucam kartkę i ogarniam wzrokiem już dwa tygodnie. Dzięki temu dużo łatwiej mi określić czy i na kiedy jestem w stanie podjąć się kolejnego zadania, a jeśli się go podejmę, dobrze rozplanować je w czasie. Od razu widzę, które tygodnie mam bardzo zajęte, a które luźniejsze, nie musząc kartkować kilkudziesięciu stron. Rezultat?

 

Lepiej przewiduję czas trwania poszczególnych zadań, a w głowie zapisuje mi się obraz całego tygodnia.

 

Drugą ważną zasadą, jaką wprowadziłam jest planowanie wszystkiego w papierowej wersji kalendarza, a do kalendarza w telefonie/na komputerze wpisywanie tylko zadań, które są dokładnie określone w czasie, jak spotkania.

 

Kalendarz on-line

kalendarz on-line blog

Skoro już jestem przy kalendarzu w telefonie/na komputerze, zdecydowałam się na aplikację Kalendarza Google. W niej natomiast mam utworzone 3 osobne kalendarze, które wyświetlają mi się jednocześnie w różnych kolorach: dwa służbowe, które udostępniam odpowiednim pracownikom, aby móc wspólnie nanosić na nie zmiany i organizować pracę biura, oraz prywatny, który udostępniam mężowi.

 

Lista zadań

lista zadań wunderlist blog

 

Trzecim narzędziem, które używam do planowania – tym razem krótkich, nieokreślonych zwykle w czasie zadań, jest aplikacja Wunderlist, w której także stosuję podział na listy służbowe, osobne dla różnych projektów oraz listy prywatne, a w nich znajduję listy tak oczywiste jak:

zadania na dziś

zakupy, z podziałem na sklepy i działy, na przykład osobno spożywcze i drogeryjne, aby w sklepach nie marnować czasu na przypominanie sobie, aby o niczym nie zapomnieć i nie kupować więcej niż potrzebuję,

i mniej oczywiste, takie jak:

pomysły na prezenty: często w okolicy urodzin czy świąt zastanawiamy się co kupić naszym bliskim, a jestem pewna, że przez cały rok nasi bliscy wielokrotnie mówili przy nas o tym co im się podoba i na co mają ochotę. Na tej liście staram się właśnie takie rzeczy zapisywać, dzięki czemu nie mam później większych problemów z trafionymi prezentami

filmy do obejrzenia: czytając magazyn, przeglądając Internet czy oglądając trailery w kinie często mówiłam sobie: ten film muszę obejrzeć! Ale później gdy szukam filmu na wieczór ciężko mi sobie przypomnieć wartościowe pozycje, a teraz po prostu odpalam Wunderlist i zapisuję tytuł filmu. Podobną listę mam dla książek, które chcę przeczytać

pomysły na bloga: aby żaden ciekawy temat mi nie uciekł

lista życzeń: tutaj zapisuję swoje małe i większe marzenia do spełnienia.

 

Jestem bardzo ciekawa jak Wam się podobają moje pomysłu na organizację czasy pracy i nie tylko?
I oczywiście z przyjemnością przeczytam o Waszych ulubionych sposobach na niezawodną organizację czasu.

19 komentarzy
Zostaw komentarz:

  • 3 lutego 2014

    Ja jestem kompletnie niezorganizowana. O wszystkim musi mi przypominać mama i ciągle o wszystkim zapominam. Dlatego z uwagą przeczytałam propozycje lepszej organizacji, co niektóre postaram się wcielić.

  • 3 lutego 2014

    Mi się Twoje rozwiązania bardzo podobają! Też łącze kalendarz papierowy z googlowym i używam notatnik w telefonie na luźne listy.
    Pomysły na prezenty już dawno chciałam zapisywać ale zapominam o tym, to samo z filmami i książkami. Powodzenia!

  • 3 lutego 2014

    Ja jestem bardzo zorganizowana. Nie potrzebuję aplikacji, wystzy kartka. W tym roku, pierwszy raz od dawna postanowiłam prowadzić kalendarz ale taki spory, właśnie z jedną kartką na dzień, by mogła potraktować go też jako notes. Nie wiem czy to dorby pomysł bo zewsząd mówią, że kalendarz a notes to osobne instrumenty. Póki nie pracuję zawodowo to się sprawdzi a potem pomyślę.

    • 6 marca 2014

      Mam dość podobnie 🙂 papier mi wystarczy. Czasem zapisuję coś w telefonie.. żeby zabrzęczało w odpowiednim momencie… i tyle 🙂

      Od nadmiaru niektórych rzeczy głowa boli 🙂

      Miłego dnia!

  • 4 lutego 2014

    wow cóż za organizacja :D! jestem osobą totalnie chaotyczną i chyba nigdy w życiu nie będę potrafiła się tak ogarnąć 😀 Zazdroszczę Ci tego bo zawsze robię wszystko na ostatnią chwilę i co 5 minut o czymś zapominam, ale przestałam z tym walczyć bo nigdy nie wygram 🙂

  • 4 lutego 2014

    Wunderlist super sprawa, dzieki juz zainstalowalam:) pokaz tego buta z tasma;)

  • 4 lutego 2014

    Wunderlist super sprawa, dzieki juz zainstalowalam:) pokaz tego buta z tasma;)

  • 4 lutego 2014

    Ja o ile nie zapomnę to filmy, które chcę obejrzeć zapisuję w notatniku w telefonie, prezenty w kalendarzu (od dawna używam papierowy), a co do książek to używam portalu lubimyczytac.pl (tak zapisuję sobie jakie pozycję chcę przeczytać, jakie już mam w swojej biblioteczce itd.

    Pozdrawiam 🙂

  • 4 lutego 2014

    Ja używam ANY.DO, prosta, działająca, idealna. 🙂
    Kupiłam właśnie kalendarz z widokiem na jeden dzień, ale zawsze przeglądam tydzień (żeby zobaczyć, czy nie daję sobie za dużo na głowę), więc myślę, że nie wpadnę w tą pułapkę.

  • 4 lutego 2014

    Mi się wszystko udaje ogarnąć jednym kalendarzem, telefonem i mnóstwem karteczek ponaklejanym do monitora komputera;) I przydaje się dobra pamięć;)

  • 4 lutego 2014

    Ja mam notatniki, porozwieszane karteczki i wszystko zapisują 🙂 Przed ślubem to ksiądz się nawet ze mnie śmiał i pytał, czy kazanie też mu napisałam 😉

  • 4 lutego 2014

    różowy rządzi 🙂

  • 6 lutego 2014

    A myślałam, że mi się już róż nie podoba…;)

  • Anonimowy
    Odpowiedz
    22 lutego 2014

    My partner and I stumbled over here by a diffrent website and
    thought I may as well check things out. I like what I see so now i am followinjg you.
    Loook forward to looking at your web page repeatedly.

    Also visit my web page; minecraft Premium gratuit}

  • 4 marca 2014

    Uwielbiam tematykę organizacji, uwielbiam zapisywać, notować, kreślić… wciąż się uczę, dlatego chętnie przeczytałam Twój post. Rozczulił mnie bucik na taśmę klejącą i nazwa bloga <3

    Pozdrawiam ciepło!

  • 8 marca 2014

    Ja tez probowalam z kalendarzem "dzien na kartke" tlumaczac sobie ze tak zmieszcze wszystko co mam do zapisania i zrobienia…i to byla kleska…sprobuje z Twoim pomyslem – tydzien na strone..to moze sie udac! 🙂

  • 9 marca 2014

    gratuluję zorganizowania 😀

  • 24 czerwca 2014

    Miałam tam sam problem, dalej niestety się z nim borykam, mam dwa osobne kalendarze w wersji papierowej – osobny w pracy, osobny w domu do projektów, zapisków i notatek, zauważyłam ostatnio, że również za dużo rzeczy wpisuje w danym dniu i później nieświadomie przekładam je na kolejny dzień i tak w kółko 🙁 oba moje kalendarze mają właśnie widok dniowy i muszę koniecznie spróbować z rozkładem całego tygodnia – może to mi pomoże 🙂
    Do listy zakupów używam aplikacji Listonic – polecam sprawdziła się u mnie od razu 🙂
    muszę spróbować Wunderlist zaciekawiłyście mnie 🙂
    pozdrawiam i zostaje na pewno na stałe 🙂

  • 19 września 2014

    Ja nie mam najmniejszych problemów z organizacją, choć pewnie ze skromnością tak 🙂
    Korzystam z kalendarza elektronicznego zsynchronizowanego z telefonem, ale nie pozbyłam się zupełnie papieru – każdy mój projekt (prowadzę dwa blogi, mam własną Agencję i Szkołę Guwernantek a dodatkowo jestem trenerką zarządzania czasu i prowadzę szkolenia) ma osobny notes na wszelakie pomysły i inspiracje. No i oczywiście obowiązkowy zeszyt na listy "to do". Ten system sprawdza mi się od kilku lat i nie potrzebuję żadnych aplikacji do tego, by działał.
    Bardzo doceniam podjęcie wyzwania. Z chęcią dowiedziałabym się jak Ci idzie w chwili obecnej?